Document Flow Diagram dan System Flow Diagram suatu Proses Bisnis

Document Flow Diagram dan System Flow Diagram suatu Proses Bisnis
Oleh : Ahmad Wahyudi

Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. 

Menurut Whitten (2001, p21), dalam melakukan proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:

1.    1. Identifikasi Value Chain Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu proses bisnis perusahaan sangatlah bersifat spesifik untuk perusahaan tertentu dan untuk industry tertentu yang sangat tergantung factor  internal perusahaan antara lain strategi bisnis, sumber daya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industry, peraturan pemerintah, dan faktor sosio ekonominya.

2.      2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.

3.      3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan.

Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review. Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat terlihat dengan jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari kegiatan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga. Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik dan lebih menyeluruh mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini akan dibahas beberapa pengertian rekayasa ulang proses bisnis.

Dalam menyusun bisnis proses terdapat 2 cara menggambarkan sebuah bisnis proses diantaranya

1.      DFD (Document Flow Diagram)

2.      System Flow Diagram.

            Pengertian Document Flow Diagram

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan  DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Document Flow Diagram merupakan bagan yang menunjukkan aliran/arus dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika. Dapat menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen di dalam proses-proses yang dikerjakan system.

Pengertian System Flow Diagram

Sistem flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Sistem flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan dan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan.

Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi untuk berkomunikasi dengan.

Pembahasan tentang BIsnis Proses Penyewaan dan Pembayaran kamar di Sebuah Hotel.

Contoh Bisnis Proses

Bisnis Proses dari penyewaan dan pembayaran kamar di sebuah hotel.

1. DFD (Document Flow Diagram)

·         Alur DFD Pendaftaran Penyewaan Kamar

1.      Customer mendatangin Front office.

2.      Front office akan mengecek apa ada kamar tau tidak.

1)      Jika tidak, customer tidak dapat meyewa kamar.

2)      Jika ada, maka customer melanjutkan mengisi form pendaftaran

3.      Mengisi form pendaftaran penyewaan kamar.

4.      Menyerahkan Form pendaftaran penyewaan kamar ke front office

5.      Front office akan menghitung  biaya yang diperlukan untuk penyewaan kamar  yang telah dipesan oleh customer.

6.      Front office kemudian memberitahu kepada customer tentang  jumlah biaya tersebut untuk meminta persetujuan.

7.      Jika customer tidak sejutu, maka penyewaan kamar dibatalkan. Sedangkan jika customer setuju, maka akan dilanjutkan dengan pembayaran deposit terlebih dahulu.

8.      Kemudian front office akan membuat bukti pembayaran deposit. Bukti pembayaran deposit akan dibuat diperuntukkan bagi customer dan accounting.

9.      Setelah tanda bukti pembayaran deposit selesai dibuat kemudian diserahkan ke customer dan  ke Accounting untuk disimpan sebagai data backup.

·         Alur DFD Pembayaran Penyewaan Kamar

1.      Front office  menghitung jumlah pembayaran penyewaan kamar yang dilakukan oleh customer tersebut.

2.      Jika sudah selesai menghitung jumlah pembayaran, front office membuat kwitansi pembayaran dan memberikannya kepada customer.

3.      Kemudian customer akan meng-ACC kwitansi pembayaran.

4.      Kwitansi pembayaran yang sudah di-ACC akan diserahkan ke customer dan front office.

5.      Customer akan melakukan transaksi pembayaran.

6.      Kwitansi pembayaran yang ada di front office dan di customer akan diminta oleh accounting untuk dicocokkan.

7.      Pengunjung melakukan pembayaran, dan front office meng-ACC kwitansi pembayaran tersebut.

8.      Setelah itu accounting akan memberikan satu kwitansi pembayaran kepada customer sebagai tanda semua urusan sudah selesai, dan sisanya yang lagi satu akan dijadikan arsip oleh accounting tersebut.

2. System Flow Diagram

·         Alur System Flow Diagram Pendaftaran Penyewaan Kamar

1.      Customer mendatangin Front office.

2.      Front office akan mengecek apa ada kamar tau tidak.

a.       Jika tidak, customer tidak dapat meyewa kamar.

b.      Jika ada, maka customer melanjutkan mengisi form pendaftaran

3.      Mengisi form pendaftaran penyewaan kamar.

4.      Menyerahkan Form pendaftaran penyewaan kamar ke front office

5.      Front office akan menghitung  biaya yang diperlukan untuk penyewaan kamar  yang telah dipesan oleh customer.

6.      Front office kemudian memberitahu kepada customer tentang  jumlah biaya tersebut untuk meminta persetujuan.

7.      Jika customer tidak sejutu, maka penyewaan kamar dibatalkan. Sedangkan jika customer setuju, maka akan dilanjutkan dengan pembayaran deposit terlebih dahulu.

8.      Kemudian front office akan membuat bukti pembayaran deposit. Bukti pembayaran deposit akan dibuat diperuntukkan bagi customer dan accounting.

9.      Pembuatan bukti pembayaran selain dibuat dalam bentuk document, juga akan dilakukan melalui sistem database oleh front office.

10.  Setelah tanda bukti pembayaran deposit selesai dibuat kemudian front office akan menyerahkan document bukti pembayaran ke customer dan  ke Accounting dapat melihat bukti pembayaran tersebut pada sistem.

·         Alur System Flow Diagram Pembayaran Penyewaan Kamar

1.      Front office  menghitung jumlah pembayaran penyewaan kamar yang dilakukan oleh customer tersebut.

2.      Penghitungan jumlah pembayaran dilakukan dengan menggunakan sistem, dimana sistem tersebut akan menghitungnya berdasarkan tanggal check-in dan check-out dari customer tersebut.

3.      Jika sudah selesai menghitung jumlah pembayaran, front office membuat kwitansi pembayaran dan memberikannya kepada customer.

4.      Kemudian customer akan meng-ACC kwitansi pembayaran.

5.      Kwitansi pembayaran yang sudah di-ACC akan diserahkan ke customer dan front office.

6.      Customer akan melakukan transaksi pembayaran.

7.      Kwitansi pembayaran yang ada di front office dan di customer akan diminta oleh accounting untuk dicocokkan.

8.      Pengunjung melakukan pembayaran, dan front office meng-ACC kwitansi pembayaran tersebut.

9.      Setelah itu accounting akan memberikan satu kwitansi pembayaran kepada customer sebagai tanda semua urusan sudah selesai, dan sisanya yang lagi satu akan dijadikan arsip oleh accounting tersebut.

3. Bagan DFD (Document Flow Diagram)

·         DFD Pendaftaran Penyewaan Kamar

 
 

·         DFD Pembayaran Penyewaan Kamar

 

4. Bagan System Flow Diagram

·         System Flow Diagram Pendaftaran Penyewaan Kamar

 

·         System Flow Diagram Pembayaran Penyewaan Kamar

 

Kesimpulan

        Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Dari proses bisnis itu bisa kita gambarkan diagramnya agar semua proses bisnis tersebut bisa dilihat secara jelas, sehingga tidak ada kekeliruan. Dalam proses bisnis terdapat 2 cara menggambarkan sebuah bisnis proses diantaranya adalah Document Flow Diagram (DFD) dan System Flow Diagram. DFD (Document Flow Diagram) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. Sedangkan System Flow Diagram adalah sistem flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi.